Dne 1. 1. 2018 nabyl účinnosti zákon č. 368/2016 Sb. Tento zákon do českého právního řádu implementuje čtvrtou směrnici AML [Anti Money Laundering] Evropského parlamentu a Rady 2015/849, novelizuje zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML zákon“), zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob („Rejstříkový zákon“) a některé další související zákony.

Rejstříkový zákon od 1. 1. 2018 zřídil novou evidenci údajů o skutečných majitelích právnických osob (a svěřenských fondů). Skutečným majitelem se podle AML zákona rozumí fyzická osoba, která má fakticky nebo právně možnost vykonávat přímo nebo nepřímo rozhodující vliv v příslušné právnické osobě. Teprve v případě, kdy nelze určit, kdo vykonává uvedený vliv, považuje se za skutečného majitele u obchodní korporace fyzická osoba,

která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě disponuje více než 25 % hlasovacích práv této obchodní korporace nebo má podíl na základním kapitálu větší než 25 %,

která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě ovládá osobu uvedenou v bodě 1,

která má být příjemcem alespoň 25 % zisku této obchodní korporace, nebo

která je členem statutárního orgánu, zástupcem právnické osoby v tomto orgánu anebo v postavení obdobném postavení člena statutárního orgánu, není-li skutečný majitel nebo nelze-li jej určit podle předchozích bodů.

AML zákon stanoví všem právnickým osobám povinnost vést a zaznamenávat aktuální údaje ke zjištění a ověření totožnosti svého skutečného majitele. Dále musejí vést a zaznamenávat údaje o skutečnostech, které toto postavení zakládají (např. podíl na hlasovacích právech), nebo jinak odůvodnit, proč je taková osoba považována za skutečného majitele. Povinnost zajistit zápis skutečného majitele do evidence má příslušná právnická osoba, nikoli sám skutečný majitel. Skutečný majitel přitom o zápisu své osoby do evidence není nijak vyrozuměn.

Zapisují se především informace identifikující skutečného majitele, jako jsou jeho jméno, datum narození či státní příslušnost. Dále je třeba zapsat údaje, které specifikují, na čem je pozice skutečného majitele založena.

K návrhu na zápis do evidence skutečných majitelů je nutné doložit listiny o skutečnostech, které mají být zapsány. Jde o listiny, které dokládají totožnost skutečného majitele, pokud jeho totožnost nelze ověřit z tuzemského registru obyvatel. V takovém případě je třeba doložit výpis z registru obyvatel státu, jehož je skutečný majitel občanem, nebo odpovídající doklad. Dále jde o listiny, které dokládají pozici skutečného majitele (např. seznam akcionářů, dohoda akcionářů, prohlášení skutečného majitele, prohlášení dané právnické osoby apod.).

Zápis skutečného majitele provádí příslušný rejstříkový soud nebo notář. Není-li žádost podána prostřednictvím notáře, podává se na formuláři, který lze vyplnit elektronicky na stránkách Ministerstva spravedlnosti (zde). Výstupem je PDF dokument, který lze zaslat rejstříkovému soudu v elektronické či listinné podobě. Návrh na zápis v elektronické podobě musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky právnické osoby, která návrh na zápis podává. V případě listinného návrhu musí být úředně ověřen podpis navrhovatele.

Rejstříkový soud návrh na zápis údajů zkoumá jen z formálních hledisek. Nedohlíží na pravdivost údajů zapisovaných do evidence. Povinnost uvést pravdivé údaje má příslušná právnická osoba. Soud údaje o skutečném majiteli zapíše do evidence skutečných majitelů, aniž by o tom vydával rozhodnutí. Proces zápisu nepředstavuje řízení, ale pouze učinění oznámení vůči soudu.

Evidence údajů o skutečných majitelích je informačním systémem veřejné správy vedená v elektronické podobě rejstříkovými soudy a je neveřejná. Nelze do ní tedy obecně nahlížet či v ní vyhledávat jako např. v obchodním rejstříku. Přístup k údajům mají pouze Rejstříkovým zákonem určené subjekty. Kromě příslušné zapsané právnické osoby samotné se jedná zejména o soudy, orgány činné v trestním řízení, správce daně, banky, auditory, v určitých případech také notáře a advokáty. Část údajů vedených evidenci skutečných majitelů může být přístupná také tomu, kdo soudu prokáže tzv. oprávněný zájem. Oprávněným zájmem se rozumí zájem v souvislosti s předcházením trestným činům podílnictví, podílnictví z nedbalosti, legalizace výnosů z trestné činnosti, legalizace výnosů z trestné činnosti z nedbalosti a jejich zdrojovým trestným činům a trestného činu teroristického útoku.

Zapsaná osoba může získat ve vztahu k jí zapsaným údajům o skutečném majiteli výpis z evidence skutečných majitelů přímo v aplikaci evidence skutečných majitelů, a to prostřednictvím jedinečného identifikátoru (náhodně generovaného kódu), který je jí přidělen v rámci aplikace. Identifikátor je obdobou kódu, který je generován v případě vyplňování návrhů na zápis do obchodního rejstříku. Výpis z evidence může získat rovněž podáním žádosti o výpis adresované příslušnému rejstříkovému soudu.

Zápis skutečného majitele (či změnu zápisu) je třeba provést bez zbytečného odkladu, pro právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku nejpozději do 1. ledna 2019 (ostatní právnické osoby zapsané do dalších veřejných rejstříků do 1. 1. 2021). V rámci této lhůty zápis rovněž nepodléhá soudnímu poplatku. Po uplynutí této doby bude činit poplatek za zapsání údajů o skutečném majiteli pro právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku 1 000 Kč.

Nesplnění povinnosti zapsat údaje o skutečném majiteli do evidence nepodléhá v současné době žádné přímé sankci, může však mít nepřímý dopad, např. při účasti na veřejných zakázkách, kdy v krajním případě může dojít k vyloučení ze zadávacího řízení. Do budoucna se rovněž očekává zpřísňování úpravy, ať už s ohledem na rozsah přezkumu zapisovaných skutečností rejstříkovými soudy, nebo s ohledem na zavedení případných sankcí za nesplnění povinnosti zápisu do evidence.